KSeF we wrześniu 2026: firma powinna sprawdzić dostęp

We wrześniu 2026 r., po etapowym wdrażaniu obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur, przedsiębiorcy i księgowi powinni skontrolować rzeczywisty obieg dokumentów w firmie. Najważniejsze jest sprawdzenie, czy faktury można prawidłowo wystawiać i odbierać, a pracownicy oraz biuro rachunkowe mają wyłącznie potrzebne uprawnienia.

Stan informacji: 9 września 2026 r. Autor: Redakcja Igomania.

Zakres obowiązku trzeba ustalić dla konkretnego podatnika

KSeF służy do obsługi faktur ustrukturyzowanych. Oficjalny portal Ministerstwa Finansów gromadzi informacje o etapach wdrożenia, dokumentacji, uwierzytelnianiu oraz narzędziach dostępnych dla podatników.

Sama informacja, że system jest obowiązkowy, nie rozstrzyga jednak każdej sytuacji. Znaczenie mogą mieć między innymi status podatnika, rodzaj transakcji, data jej wykonania oraz przewidziane prawem wyjątki lub rozwiązania przejściowe. Najmniejsze podmioty nie powinny opierać się na ogólnych skrótach publikowanych poza administracją skarbową.

Przed zastosowaniem wyjątku albo oceną ryzyka sankcji warto sprawdzić aktualne przepisy, komunikaty Ministerstwa Finansów i indywidualną sytuację firmy. W razie wątpliwości potrzebna może być konsultacja z doradcą podatkowym.

Uprawnienia pracowników i biura rachunkowego wymagają kontroli

Dostęp do KSeF powinien odpowiadać rzeczywistym obowiązkom danej osoby. Firma powinna ustalić, kto może wystawiać faktury, kto je odbiera, a kto administruje dalszymi uprawnieniami.

Szczególnej uwagi wymagają zmiany kadrowe i współpraca z zewnętrzną księgowością. Warto zweryfikować, czy były pracownik nie zachował dostępu oraz czy biuro rachunkowe działa w prawidłowym zakresie. Pełnomocnictwo, uprawnienie w systemie i dostęp do programu księgowego nie zawsze oznaczają dokładnie to samo.

Program księgowy musi obsługiwać cały obieg faktury

Samo połączenie programu z KSeF nie wystarcza. Test powinien objąć przygotowanie dokumentu, jego wysłanie, odbiór informacji zwrotnej oraz zapisanie danych potrzebnych księgowości.

Należy również ustalić procedurę na wypadek problemów technicznych. Sposób postępowania powinien wynikać z aktualnych zasad dotyczących danej sytuacji, dlatego nie warto korzystać z przypadkowych instrukcji lub nieaktualnych poradników.

Kontrola KSeF w firmie krok po kroku

• Zaloguj się właściwą metodą i potwierdź dostęp do odpowiedniego podmiotu.
• Sprawdź listę osób oraz podmiotów posiadających uprawnienia.
• Usuń niepotrzebne dostępy i oceń zakres dostępu biura rachunkowego.
• Wykonaj kontrolny obieg faktury w używanym programie księgowym.
• Potwierdź, gdzie zapisywane są potwierdzenia wysłania i identyfikatory dokumentów.
• Ustal odpowiedzialność za odbieranie faktur oraz obsługę błędów.
• Śledź komunikaty techniczne i dokumentację na oficjalnym portalu KSeF.

Ostatnim krokiem powinno być porównanie firmowej procedury z bieżącymi informacjami Ministerstwa Finansów. To właśnie oficjalny portal KSeF należy sprawdzić przed zmianą ustawień, zastosowaniem wyjątku lub przyjęciem, że dany obowiązek jeszcze nie dotyczy firmy.

Źródło: Ministerstwo Finansów